Надання учбових відпусток – підтвердні документи

Багато працівників поєднують навчання з роботою починаючи працювати ще не закінчивши навчальний заклад. При цьому, такі працівники не звільняються від обов’язку здавати іспити, заліки, лабораторні роботи тощо. Саме для того, щоб працівники могли поєднувати навчання з роботою законодавством передбачено право працівника на отримання додаткової відпустки у зв’язку з навчанням. Отже, розглянемо нижче, яким саме працівникам та при наданні яких документів роботодавець зобов’язаний надати відпустку.

Так, у Конвенції Міжнародної організації праці «Про оплачувані учбові відпустки» від 24.06.1974 р. № 140, ратифікованою Україною 26 вересня 2002 р., закріплено, що беручи до уваги, що стаття 26 Загальної декларації прав людини проголошує, що кожна людина має право на освіту, беручи також до уваги положення, які містяться в існуючих міжнародних трудових рекомендаціях щодо професійної підготовки і захисту представників працівників і стосуються тимчасового звільнення працівників з роботи або надання їм вільного часу для участі в програмах освіти чи підготовки, вважаючи, що необхідність постійного процесу освіти і підготовки, обумовлена науково-технічним прогресом і структурою економічних і соціальних відносин, які змінюються, потребує відповідного регулювання учбових відпусток для одержання освіти і підготовки з тим, щоб вони відповідали новим сподіванням, потребам і цілям соціального, економічного, технічного і культурного характеру, вважаючи, що учбові оплачувані відпустки повинні розглядатися як один із заходів задоволення реальних потреб кожного працівника в сучасному суспільстві, вважаючи, що учбові оплачувані відпустки повинні розглядатися в межах політики постійного процесу освіти і підготовки, яка повинна здійснюватися постійно та ефективно, прийнято (встановлено) пропозиції про оплачувані учбові відпустки.

Безпосередньо у ст. 1 вказаної Конвенції визначено термін «оплачувана учбова відпустка», який означає відпустку, яка надається працівникові з метою навчання на визначений період у робочий час з виплатою відповідної грошової допомоги.

Стаття 2 Конвенції закріплює, що кожний член Організації розробляє і здійснює політику, що сприяє методами, які відповідають національним умовам і практиці і у разі потреби поетапно, наданню оплачуваних учбових відпусток для цілей:

a) професійної підготовки на будь-якому рівні;

b) загальної, соціальної або цивільної освіти;

c) профспілкового навчання.

У національному законодавстві закріплено, що працівникам, які проходять виробниче навчання або навчаються в навчальних закладах без відриву від виробництва, власник або уповноважений ним орган повинен створювати необхідні умови для поєднання роботи з навчанням (ст. 202 КЗпП України), безпосередньо право на додаткові відпустки у зв’язку з навчанням визначено у ст.ст. 211, 213-216 КЗпП України, ст. 13-151 ЗУ «Про відпустки»

  1. Працівники, яким надається додаткова оплачувана відпустка у зв’язку навчанням

Перед тим, як надавати відпустку, роботодавець повинен визначити категорії працівників, яким така відпустка гарантована, та умови її надання.

Так, додаткова оплачувана відпустка повинна надаватися:

  1. Працівникам, для яких підприємство є основним місцем роботи (ст. 217 КЗпП України). Відповідно, відсутні підстави для надання такої відпустки працівникам, які працюють за сумісництвом. Але такі працівники мають право на відпустку без збереження заробітної плати (за бажанням працівника така відпустка надається в обов’язковому порядку відповідно до ст. 25 ЗУ «Про відпустки), така позиція підтверджується і Листом Мінсоцполітики від 12.09.2016 р. № 1294/13/84.

Додатково зазначимо, що для надання навчальної оплачуваної відпустки, підприємство повинно бути не лише основним місцем роботи для працівника, але й такий працівник  повинен навчатися без відриву від виробництва (212 КЗпП України).

  • Працівникам, які успішно навчаються

Відразу зазначимо, що вказана вимога поширюється тільки на працівників, які навчаються в  професійно-технічних навчальних закладах, вищих навчальних закладах, навчальних закладах післядипломної освіти та аспірантурі, та не поширюються на працівників, які навчаються в середніх навчальних закладах.

Відповідно до листів Мінсоцполітики від 28.12.2013 р. № 563/13/116-13, від 02.01.2013 р. № 2/13/116-13 документом, який підтверджує успішне навчання працівника, є довідка-виклик, видана закладом освіти (форму та зміст вказаної довідки проаналізовано нижче).

Додатково зазначаємо, що працівникам, допущеним до вступних іспитів у вищі навчальні заклади, надається відпустка без збереження заробітної плати. Працівникам, які навчаються без відриву від виробництва на підготовчих відділеннях при вищих навчальних закладах, у період навчального року надається, за їх бажанням, один вільний від роботи день на тиждень без збереження заробітної плати. Для складання випускних іспитів їм надається додаткова відпустка без збереження заробітної плати (ст. 214 КЗпП України, ст. 25 ЗУ «Про відпустки»). 

  • Працівникам, які навчаються у визначених законом закладах освіти

Для отримання додаткової оплачуваної відпустки, працівник повинен навчатися в одному із визначених законом закладах освіти:

  • середній навчальний заклад (ст. 211 КЗпП України, ст. 13 ЗУ «Про відпустки»), при цьому працівник повинен навчатися на очній, заочній форми навчання й екстернаті. Зазначаємо, що ця відпустка, на відміну від інших навчальних відпусток, надається незалежно від успішності навчання працівника;
  • професійно-технічний навчальний заклад (ст. 213 КЗпП України, ст. 14 ЗУ «Про відпустки»), у такому разі працівник повинен навчатися на вечірньому відділенні;  
  • вищий навчальний заклад, навчальний заклад післядипломної освіти та аспірантура (ст. 216 КЗпП України, ст. 15 ЗУ «Про відпустки»), у такому разі працівник повинен навчатися на вечірній і заочній формах навчання.

Також зазначимо про право на додаткові оплачувані відпустки громадян, які навчаються у вищих і середніх духовних навчальних закладах. Так, відповідно до  ч. 2 ст. 11 ЗУ «Про свободу совісті та релігійні організації» визначено, що громадяни, які навчаються у вищих і середніх духовних навчальних закладах, користуються правами і пільгами щодо відстрочення проходження військової служби, оподаткування, включення часу навчання до трудового стажу в порядку і на умовах, встановлених для студентів та учнів державних навчальних закладів. Відповідно, зі змісту вказаної норми випливає висновок, що вказаним громадянам не надано право на додаткові оплачувані відпустки. Отже, законодавчі підстави для надання навчальних відпусток працівникам, які навчаються в духовних навчальних закладах, відсутні.

Зазначаємо, що надання додаткової оплачуваної відпустки у зв’язку з навчанням працівникам, які навчаються за дистанційною формою навчання, законодавством не передбачено.

Щодо працівників, які навчаються за кордоном, то, як визначено у Листі Мінсоцполітики від 28.12.2013 р. № 563/13/116-13, вони мають право на оплачувану додаткову відпустку, за умови:

– надання працівником довідки-виклику навчального закладу, у якій зазначається форма навчання, рівень акредитації навчального закладу, курс, на якому навчається працівник;

– навчання здійснюється в порядку, встановленому законодавством відповідної держави;

– навчання закінчується видачею диплома;

– диплом має бути еквівалентним диплому українського вищого навчального закладу, тобто таким, що визнається в Україні.

Окрім цього, Мінсоцполітики у цьому ж листі зазначає, що видана навчальним закладом довідка-виклик є підтвердженням успішного навчання працівника, отже сам факт її наявності підтверджує право працівників-студентів на отримання відпустки, без надання додаткових документів, які підтверджують успішність навчання.

Також законодавством, ст. 151 ЗУ «Про відпустки», передбачено надання відпустки у зв’язку з профспілковим навчанням на час профспілкового навчання працівникам, обраним до складу виборних профспілкових органів підприємства, установи, організації.

  • Оформлення відпустки

Як і будь-яка відпустка, відпустка у зв’язку з навчанням, оформлюється наступними документами:

– заявою працівника про надання йому додаткової оплачуваної відпустки у зв’язку з навчанням, до якої додаються підтверджуючі документи;

–  наказ роботодавця про надання працівникові додаткової оплачуваної відпустки у зв’язку з навчанням, який видається на підставі заяви працівника.

Заява працівника

У заяві про надання додаткової оплачуваної відпустки у зв’язку з навчанням працівник зазначає дату початку відпустки, період, на який працівник просить надати таку відпустку, та підставу такої відпустки. При цьому, такий період відпустки повинен бути в межах періоду, у якому будуть здійснюватися заходи, які і є підставою для відпустки (на період складання іспитів, період настановних занять, виконання лабораторних робіт, складання заліків тощо). При цьому, працівник, має право взяти відпустку на меншу кількість днів, ніж передбачено законодавством, оскільки отримання такої відпустки є правом працівника, але не може просити збільшити вказаний період, на підставі будь-яких обставин, оскільки законодавством встановлена максимальна кількість днів для надання  навчальної відпустки. 

Щодо документів, які підтверджують право працівника на отримання навчальної відпустки, то законодавством передбачена форма такого документа лише при навчанні у вищому навчальному закладі – довідка-виклик з навчального закладу.

Відповідно, форма такої довідки, як і її наявність для інших закладів освіти (середніх навчальних закладів, професійно-технічних навчальних закладів), та при профспілковому навчанні законодавством не затверджена, отже наявність такої довідки-виклику є обов’язкою лише для надання відпустки студентам, які навчаються у вищих навчальних закладах. При цьому, для уникнення можливих ризиків у спорах з контролюючими органами, працівником щодо підтвердження правомірності надання навчальної відпустки або відмови у її наданні, рекомендуємо вимагати від працівника надання довідки закладу освіти/профспілки, в якій буде підтверджено факт навчання працівника у визначений період, наявність підстав для надання відпустки (наприклад, період здачі іспитів, заліків тощо), та підтверджено успішність навчання працівника (для професійно-технічних навчальних закладів).

Щодо довідки-виклику навчального закладу, її форма (форма № Н-5.01) затверджена Наказом Міносвіти від 13.02.2019 № 179 «Про затвердження форм документів з підготовки фахівців у закладах вищої освіти», саме така форма застосовується у 2019/2020 навчальному році.

Така довідка видається закладом вищої освіти працівнику для надання керівнику підприємства, організації, установи, в яких працює особа. В довідці зазначається підстава відпустки – період настановних занять/виконання лабораторних робіт/складання сесії/складання державних іспитів (атестації)/підготовки та захисту дипломного проекту (роботи), строк на який потрібно надати відпустку, дані працівника.

Другою частиною вказаної довідки є довідка про участь у сесії/підтвердження про складання державних іспитів (атестації)/захист дипломного проекту (роботи), в якій зазначається, дати, коли студент прибув до закладу вищої освіти та вибув з нього, згідно з довідкою-викликом. При цьому у такій довідці вказується кількість екзаменів/іспитів/атестацій, заліків, які студент склав або не склав, захистив чи ні дипломний проект (роботу).

Отже, вказана форма використовується для виклику студента, який поєднує роботу з навчанням у закладі вищої освіти, на період настановних занять, виконання лабораторних робіт, складання сесії, складання державних іспитів (атестації), підготовки і захисту дипломного проекту (роботи) з наданням додаткової оплачуваної відпустки та містить дані щодо прибуття студента до закладу вищої освіти, вибуття з нього та повернення до місця роботи.

Таким чином, Довідка-виклик призначена для юридичного обґрунтування виклику до вищого навчального закладу студента, який поєднує роботу з навчанням й успішно виконує навчальний план (лист Мінсоцполітики від 28.12.2013 р. № 563/13/116-13).

Наказ

Відповідно до заяви працівника, при наявності відповідних підстав, роботодавець видає наказ про надання додаткової оплачуваної відпустки у зв’язку з навчання (обов’язкова форма такого наказу не затверджена, отже наказ може бути у встановленій на підприємстві формі або можна використати типову форму № П-3, яка затверджена Наказом Держкомстату України від 05.12.2008 р. № 489 «Про затвердження типових форм первинної облікової документації зі статистики праці».).

На період перебування працівника у відпустці у табелі обліку використання робочого часу за формою № П-5 період додаткової оплачуваної навчальної відпустки (незалежно від типу навчального закладу й підстави для надання такої відпустки) позначається:

– буквеним кодом «Н», цифровим кодом «12»  — для позначення періоду додаткової оплачуваної навчальної відпустки;

– буквеним кодом «НБ», цифровим кодом «13» — для відпустки без збереження заробітної плати у зв’язку з навчанням.

Додатково зазначимо, що навчальну відпустку не можна перенести на інший період, поділити на частини або взяти в рахунок наступного року, така відпустка не підлягає продовженню на період святкових і неробочих днів (ст. 181 ЗУ «Про відпустки»), на кількість днів тимчасової непрацездатності. Така відпустка надається у календарних днях, які підлягають оплаті з урахуванням святкових, неробочих днів, середня зарплата для оплати такої відпустки розраховують відповідно до Порядку обчислення середньої заробітної плати, затвердженого постановою КМУ від 08.02.1995 р. № 100 (лист Мінпраці від 27.07.2010 р. № 217/13/ 116-10), але грошова компенсація за невикористані дні навчальної відпустки не підлягає виплаті (лист Мінсоцполітики від 19.01.2017 р. № 132/0/101-17/284).

20.05.2019

Залишити відповідь

Ваша e-mail адреса не оприлюднюватиметься.